Steigender Verwaltungsaufwand und Dokumentationspflichten erfordern organisierte, kontrollierte Abläufe im Büro und eine rechtssichere Verarbeitung und Archivierung von Dokumenten.
Seit 1995 entwickelt und installiert das im vogtländischen Heinsdorfergrund an der A72 ansässige Unternehmen DATEC Netzwerke & Druckerlösungen GmbH mit über 65 Mitarbeitern deutschlandweit Hardware- und Softwarelösungen für den Bereich Daten und Dokumenten-Management. Auftraggeber der DATEC sind neben regionalen Handwerkern auch produzierendes Gewerbe, Dienstleister, Öffentliche Einrichtungen und deutschlandweit agierende Unternehmen. Geschäftsführer Andreas Luckner weiß, wovon er spricht wenn es um Digitalisierung von Büro-Abläufen geht: „Wir selbst haben unsere internen Prozesse bereits ab 2011 digitalisiert – Workflow- und Archivlösungen installiert. Die Zeitersparnis z.B. in der Vertragsverwaltung, Logistik und beim Rechnungsdurchlauf ist enorm. Zudem hat jeder Bearbeiter sofortigen Zugriff auf aktuelle und archivierte Dokumente, Skontofristen werden eingehalten und die Papier- und Verbrauchskosten sind gesunken. Bereits nach etwas mehr als einem Jahr amortisierten sich die Investitionskosten und die Mitarbeiter fragten sich, wie sie die Büroaufgaben eigentlich früher bewältigt haben. Die in der Eigen-Nutzung gewonnenen Erfahrungen helfen uns heute bei der Umsetzung von Kundenprojekten.“
Weiter weiß er zu berichten: „Für Unternehmen selbst ist es nicht immer ganz einfach ihre bestehenden Prozesse zu digitalisieren. Oft fehlt dafür die Zeit und die eigenen Mitarbeiter kennen die Möglichkeiten des Marktes nicht. Zudem wird meist auch an veralteten oder zu komplizierten Abläufen festgehalten.“ Die DATEC bietet daher jedem Kunden die Möglichkeit, gemeinsam mit einem DATEC-Berater dessen interne Prozesse zu analysieren und zu besprechen. Dabei wird meistens eine signifikante Verbesserung bei der Dokumentenverarbeitung mit häufig mehr als 30% Einsparungspotenzial erreicht.
Die Digitalisierung von Büro-Abläufen ist also ein wichtiger Schritt zum modernen Büro: „Durch die Zeitersparnis können sich die eigenen Mitarbeiter voll und ganz auf ihre Hauptaufgaben konzentrieren, die Effektivität wird gesteigert und die Kosten gesenkt.“
